Lorsque vous pensez à un département qui pourrait utiliser l'automatisation TI, les ressources humaines ne sont surement pas la première option. Il y a encore beaucoup de processus manuels dans les RH. Les automatiser peut les rendre plus rapides et plus efficaces.
Prenons par exemple le recrutement d'un nouvel employé dans votre entreprise. Les ressources humaines doivent s'assurer de son intégration réussie.
Malgré leur bonne volonté, ils ne peuvent pas toujours accomplir cette tâche seuls. Les équipements, les applications et la gestion des accès informatiques doivent être activés par le service informatique. Cela peut maintenant se faire dès l'embauche, grâce à la gestion des actifs. Comment automatiser les opérations RH sans entraver l'efficacité et la courbe d'apprentissage du nouvel employé?
Les logiciels de gestion des services informatiques (ITSM) ne se limitent plus aux technologies de l'information. Ils veulent apporter une vraie valeur à l'organisation.
Cela inclut des services comme les finances, le service à la clientèle, les ressources humaines, l'approvisionnement, la gestion des connaissances et la logistique. Ces outils visent aussi à aider de nombreux processus en dehors des TI. On appelle cela la gestion des services d'entreprise (GSE ou ESM en anglais).
La gestion des services d'entreprise (GSE) est la plateforme technologique qui vous permet d'atteindre cet objectif. Cet article vous expliquera comment la gestion des services rend la gestion des ressources humaines plus simple et efficace.
Les attentes des services des départements
Les tâches répétitives et manuelles peuvent compliquer la vie des spécialistes des ressources humaines. Le roulement du personnel, les relocalisations, la gestion des identités et accès et les promotions créent souvent beaucoup de demandes. Ces demandes doivent être traitées rapidement.
Les services des ressources humaines veulent être plus efficaces. Ils souhaitent aussi offrir de meilleurs services aux candidats et aux employés plus rapidement.
Bien que la transformation ait commencé, elle continuera d'évoluer. Un sondage de CareerBuilder montre que 37% des processus RH sont automatisés. En comparaison, 53% des processus dans le domaine des TI le sont aussi.
Selon CareerBuilder, 72 % des employeurs pensent que certains postes en ressources humaines seront totalement automatisés dans dix ans.
En pratique, un logiciel de gestion des services automatise la fourniture de services. Au lieu d'utiliser des processus manuels pour faire des tâches, les utilisateurs peuvent soumettre des demandes de services ou des tickets. Le service sollicité peut alors visualiser la nature de la demande, l'identité de l'expéditeur et le moment de l'envoi. Les décideurs peuvent ensuite traiter la demande, répondre aux besoins et impliquer les différentes équipes informatique, qui elles fournissent les services.
Pourquoi les ressources humaines sont-elles un département idéal pour bénéficier de la gestion des services d'entreprise ?
Qu’est-ce qui fait des ressources humaines un bon candidat?
C’est un domaine avec de nombreux processus manuels qui pourraient être rendus plus efficaces en introduisant l’automatisation. L'ITSM permet également une meilleure gestion des problèmes, gestion du changement, et la gestion des incidents. Ceux-ci peuvent également s'automatiser. Voici un exemple de processus commun qui gagne a être automatisé :
George vient de déménager et il doit changer d’adresse auprès du service des ressources humaines. Ce processus implique de changer d'adresse postale. Il faut attendre que quelqu'un remette le formulaire de changement.
Ensuite, il faut remplir le formulaire. Enfin, il faut attendre que quelqu'un entre les informations dans une base de données.
À quoi ressemblerait ce processus avec un logiciel de gestion de service d'entreprise?
George se connecte au portail en ligne de l'entreprise. Il choisit sa catégorie de service. Ensuite, il remplit le formulaire avec un ticket pour l'équipe RH.
Il rempli sa demande de changement d’adresse.
Le logiciel de gestion de services se connecte ensuite à la base de données. Cette base contient les informations sur les employés. Le flux de travail lié à la demande dans le catalogue de service mettra elle-même à jour l'adresse de George.
Boom. Fini. F-i-n-i. N'a pu.
Le contraste entre les deux processus est énorme.
Dans le premier exemple, George n’a besoin d’autres ressources ou de passer par plusieurs étapes pour une tâche pourtant si simple.
Dans le deuxième exemple, George n’a pas besoin de quitter son bureau. Il termine la tâche en quelques minutes.
C'est un exemple simple. Il peut être facilement utilisé pour des processus plus complexes. Par exemple, cela s'applique à l'arrivée d'un nouvel employé. Cela inclut la gestion des comptes, des accès et du matériel liés.
Il ne faut pas impliquer les ressources humaines dans des processus non essentiels. Ces processus ne concernent pas directement un individu. Avec un logiciel de traitement de demandes de services, les opérations des ressources humaines peuvent être rapides et efficaces. L'automatisation leur donne plus de temps pour développer votre personnel et vos stratégies d'affaires.
Pour en savoir plus sur comment les systèmes de gestion de services peuvent aider votre départements des ressources humaines, demandez une démo personnalisée de C2 ITSM.
