Automatisation de processus TI: tout savoir

Dans un monde où la technologie évolue à une vitesse fulgurante, l'automatisation des processus TI se présente comme une solution incontournable pour les organisations cherchant à optimiser leurs opérations. Mais qu'est-ce que ça signifie réellement pour les équipes informatiques et comment peut-on en tirer le meilleur parti ? Cet article se propose de démystifier l'automatisation en explorant ses multiples facettes, de ses applications pratiques à ses bénéfices concrets. 

Qu’est-ce que l’automatisation de processus TI ?

D'accord, imaginez que votre ordinateur est un avion et que vous êtes le pilote. Automatiser les processus TI, c'est comme activer le pilote automatique pour votre gestion informatique. Vous n'avez plus besoin de vous soucier des petites tâches ennuyeuses qui prennent du temps, comme cliquer sur des boutons encore et encore.

Au lieu de cela, vous programmez votre système pour qu'il fasse tout ça tout seul, comme un robot super intelligent qui sait exactement quoi faire et quand le faire. Par exemple, si votre ordinateur détecte qu'il est temps de mettre à jour un logiciel, il le fera automatiquement sans que vous ayez à lever le petit doigt. Bien entendu, vous pouvez adapter les actions à vos propres processus, par exemple en intégrant une étape de validation humaine ou une approbation. Vous pouvez interrompre le processus à tout moment, tout en économisant du temps là où votre expertise n'est pas requise.

C'est un peu comme avoir un assistant invisible qui travaille jour et nuit pour vous, sans jamais se fatiguer ou se tromper. Et le meilleur dans tout ça ? Vous pouvez utiliser ce temps gagné pour faire des choses plus amusantes, comme jouer à des jeux vidéo ou regarder des vidéos de chats (on a tous besoin de sourire!). 

Les avantages de l’automatisation des processus TI

Gagner du temps

L'automatisation des processus TI permet de libérer un temps précieux en éliminant les tâches répétitives et chronophages. Imaginez ne plus avoir à cliquer des dizaines de fois — numériser un formulaire papier, l'envoyer par courriel, le retaper, le renvoyer par courriel, etc. — pour accomplir une simple demande. Le temps ainsi économisé peut être réinvesti dans des activités plus stratégiques qui requièrent votre expertise et votre créativité.
 

Par exemple : au lieu de passer des heures à gérer des tâches administratives, vous pouvez vous concentrer sur l'amélioration des systèmes ou l'innovation de nouveaux projets. En outre, cela vous laisse également plus de temps pour des pauses bien méritées, comme savourer un bon café, ce qui peut améliorer votre bien-être général et votre productivité.

Réduire les erreurs humaines

L'un des grands avantages de l'automatisation est la réduction significative des erreurs humaines. Les processus automatisés suivent des instructions précises et ne se laissent pas distraire par des facteurs externes, comme les notifications incessantes de votre téléphone.

Cela signifie que les tâches sont exécutées de manière cohérente et précise, minimisant ainsi les risques d'erreurs coûteuses. En fait, 24 % des entreprises utilisent l'automatisation des tâches pour réduire leurs coûts opérationnels.

Par exemple : lors de la saisie de données, un système automatisé peut garantir que les informations sont toujours correctes et à jour, évitant ainsi les erreurs qui pourraient entraîner des complications ou des retards dans les opérations.

Augmenter la satisfaction des utilisateurs

L'automatisation permet de répondre plus rapidement et efficacement aux demandes des utilisateurs, ce qui améliore leur satisfaction.  Avec l'automatisation des processus, les utilisateurs bénéficient d'une réponse rapide et efficace à leurs demandes. Dès qu'une requête est soumise, une série d'actions et de tâches s'enclenche automatiquement, permettant de résoudre les tickets en quelques minutes, sans intervention humaine.

En intégrant cette automatisation à un portail libre-service, non seulement l'équipe TI est déchargée, mais les utilisateurs peuvent aussi suivre l'évolution de leur demande en ligne. Le processus se déroule de manière fluide jusqu'à la fermeture du ticket, suivie d'un sondage de satisfaction pour s'assurer que tout le monde est content.

Par exemple :, un système automatisé peut traiter une demande de réinitialisation de mot de passe en quelques secondes, ce qui rend les utilisateurs plus heureux et plus confiants dans le service fourni. Cette rapidité et cette efficacité renforcent la confiance des utilisateurs et améliorent l'image de l'équipe TI au sein de l'organisation.

Standardiser les processus

L'automatisation permet de créer des workflows clairs et constants, ce qui aide à standardiser les processus au sein de l'organisation. En éliminant les variations dans la manière dont les tâches sont exécutées, vous évitez les zones grises où chacun pourrait faire à sa manière. Cela garantit que toutes les opérations suivent les mêmes étapes et respectent les mêmes normes de qualité. 

Par exemple : lors de l'intégration de nouveaux employés, un processus automatisé assure que chaque étape, de la création de comptes à l'attribution des droits d'accès, est effectuée de manière uniforme, réduisant ainsi les risques d'erreurs et d'oublis.

Permettre une meilleure visibilité et mesure 

L'automatisation offre une meilleure visibilité sur les processus en cours et permet une analyse approfondie des données. Grâce à des rapports automatisés, vous pouvez facilement voir ce qui fonctionne bien et identifier les domaines qui nécessitent des améliorations. 

Par exemple : en suivant les performances des systèmes, vous pouvez détecter rapidement les goulots d'étranglement ou les inefficacités et prendre des mesures pour les corriger. Cette capacité à mesurer et à ajuster les processus en temps réel permet d'optimiser les opérations et d'améliorer continuellement la qualité des services fournis.

Cas d’utilisation concrets : l’automatisation à votre service

1. Gestion des demandes et incidents

Imaginez : vous recevez une demande pour réparer un projecteur défectueux dans une salle de classe. Sans automatisation, vous devez ouvrir le ticket, vérifier les informations, planifier une intervention et informer l'utilisateur. Avec un système automatisé, un simple formulaire en ligne soumis par l'ensignant peut déclencher une série d'actions préprogrammées qui organisent la réparation et la repartition des tâches automatiquement. On peut même valider le stock de projecteurs disponibles automatiquement! Cela signifie que les utilisateurs n'ont pas à attendre que quelqu'un prenne en charge leur requête, et votre équipe TI peut se concentrer sur des problèmes plus complexes ou se concentrer sur les interventions physiques.

2. Rappels de maintenance et mises à jour

Vous avez déjà oublié de faire une mise à jour importante ou de prévenir les utilisateurs avant une maintenance prévue ? C’est un classique. Avec l’automatisation, un rappel préprogrammé peut être envoyé automatiquement quelques jours avant, pendant et après l’intervention. Vous pouvez aussi programmer des scripts pour effectuer des vérifications de routine sans intervention humaine et générer des rapports clairs sur l’état des systèmes.

3. Onboarding des nouveaux employés

L’arrivée d’un nouvel employé, c’est excitant—mais aussi un casse-tête logistique. Il faut créer des comptes, attribuer des droits, configurer des postes, etc. En automatisant le processus, une simple entrée dans votre système peut déclencher toute une série de tâches : création des comptes utilisateur, envoi de courriels de bienvenue, installation automatique des logiciels nécessaires… Bref, le nouvel arrivant est opérationnel dès son premier jour (et vous évitez d’oublier de lui attribuer l’accès à la cafétéria).