Maximisez l'efficacité : la gestion des actifs dans votre CMDB

Denis se lève, comme tous les matins, avant l’aube. Son premier bonjour : le BEEP BEEP BEEP incessant de l’alarme, qui lui rappelle qu’on est mardi. Jour de semaine, jour où Denis doit planifier sa journée entre différentes écoles afin de répondre aux besoins techniques des enseignants. Son super pouvoir ? Denis est un pro de la gestion des actifs informatique. Armer de sa CMDB, les problèmes d’effectifs TI des profs ne font peur à personne !

Mme Judith a besoin d’un nouvel accès au logiciel éducatif le plus récent. M. Charles a besoin qu’on vérifie le système audio dans sa classe de musique. Un enfant a malheureusement réussi à loger la moitié de sa collation dans l’écran de Mme Annie… Bref, Denis a plusieurs missions, dans plusieurs écoles.

Non seulement Denis doit-il répondre aux demandes urgentes, il doit aussi assurer que tous les ordinateurs, imprimantes, tablettes et autres équipements informatiques sont à jour et en bon état au sein de toute la commission scolaire. Pour s’y prendre de la façon la plus efficace, il doit savoir où se trouvent ces actifs, à qui ils appartiennent et comment ils sont reliés entre eux.

Denis n’est cependant pas extraordinaire. Il n’est pas tombé dans une flaque radioactive, n’est pas l’héritier de millionnaires et il n’a pas de pouvoir télékinésique. Il sait simplement que sa commission scolaire a les bons outils en place pour être efficace et lui permettre d’être productif.

La réponse, c’est le logiciel de gestion de demande de service client adopté, qui lui permet de gérer ses clients, traiter ses billets, gérer son trajet avec une vue répartition et connecte toute la gestion de son parc informatique au même endroit. Ce dernier point, c’est la CMDB, ou base de données de gestion des configurations.

La CMDB est un référentiel centralisé qui contient les informations sur tous les actifs informatiques de l’organisation, ainsi que leurs relations et leurs dépendances. La CMDB vous permet de visualiser l’ensemble de votre infrastructure informatique, de suivre les changements, de détecter les anomalies et de résoudre les incidents plus rapidement. 

La gestion des actifs informatique et ITIL

Une CMDB (Configuration Management Database) est un outil essentiel pour la gestion des actifs et la résolution des problèmes dans un environnement informatique. Elle permet de collecter, stocker et gérer les informations relatives aux configurations des éléments du système. En respectant les standards ITIL (Information Technology Infrastructure Library), l’implémentation d’une CMDB devient encore plus importante.

Les standards ITIL vous encadrent pour vous aider à bénéficier de nombreux avantages tels que l’amélioration de la gestion des configurations, la réduction des temps d’arrêt, la résolution rapide des problèmes et la prise de décisions éclairées. Une CMDB bien mise en place permet de centraliser toutes les informations sur les actifs, ce qui facilite la gestion et la résolution des problèmes.

ITIL 4 appelle « éléments de configuration » tout composant qui est nécessaire pour fournir un service informatique. On parle ici de tout matériel, physique ou non, tel que vos licences, logiciels, serveurs, machines virtuelles, mais aussi tableaux intelligents, tablettes, écrans, claviers, souris… alouette ! 

Une CMDB a pour but de vous aider à prendre de meilleures décisions et à mettre en œuvre des processus ITSM efficaces. En regroupant toutes les données de configuration, vous pouvez mieux connaître les éléments de configuration (CI, configuration item) essentiels et leurs liens. C’est plus facile d’éviter les erreurs humaines lorsque vous savez qui affecte quoi sur votre réseau ! Les CMDB sont aussi utiles dans les domaines de l’analyse d’impact, de l’analyse des causes profondes, de la conformité juridique, de la gestion des incidents et de la gestion des changements.

Les actifs et les éléments de configuration (CI)

Un actif ou asset, c’est généralement un élément essentiel pour l’organisation ou le travail inscrit dans votre CMDB. Par exemple, un serveur, un ordinateur portable, des logiciels, etc. Ce sont ces éléments qui permettent à une entreprise ou une organisation de fonctionner. Quant au CI, il s’agit plutôt de ce qui complète ou soutient ces éléments. Par exemple, un clavier, une souris, une date de maintenance, etc. Ces éléments facilitent le travail ou déclenchent des actions dans la CMDB, telles qu’envoyer un courriel, créer un billet, notifier quelqu’un, etc. On appelle cela opérationnaliser la CMDB.

Ensuite, il est essentiel de déterminer ce que vous souhaitez inclure dans la CMDB. Vous pourriez y ajouter de nombreuses choses, même des crayons et des blocs-notes, mais attention ! Est-ce vraiment nécessaire ? Avez-vous le temps et l’énergie nécessaires pour les maintenir à jour ? Il est facile de les intégrer, mais il faut ensuite assurer leur maintenance. Ainsi, vous pouvez vous baser sur les actifs ayant une valeur d’amortissement. Ceux-ci sont souvent les premiers à examiner.

Ensuite, vous pouvez décider des éléments à suivre dans l’inventaire. Il est simple de suivre ce qui est en réseau, comme les serveurs, les ordinateurs, les téléphones portables, les tablettes, etc., car ils envoient constamment des signaux via un agent. Une souris, un clavier, c’est plus complexe. Il est donc important de définir où concentrer vos efforts. Toutes les données pouvant être récupérées à partir d’un système externe, comme via des API, doivent être prises en compte.

Vous pouvez catégoriser les serveurs, les ordinateurs portables, etc. Ensuite, vous pouvez envisager de créer des sous-catégories, telles que serveur d’étude, serveur virtuel, etc. Ces détails doivent être discutés avec votre analyste lors de la mise en place d’une CMDB. Il est crucial de savoir jusqu’où vous souhaitez aller. Enfin, en ce qui concerne les CI, comme les services, les contrats, les CI initiant des processus de maintenance, les souris, les stylets, etc., il est important de déterminer s’ils doivent être inventoriés pour garantir des processus de mise à jour.

Ainsi, pour concevoir efficacement un modèle de CMDB, il est nécessaire de définir clairement vos actifs, vos CI, comment vous souhaitez les représenter en fonction des ressources du département, et quels sont vos objectifs. Souhaitez-vous simplement générer des rapports, ajouter d’autres processus, surveiller de près des CI critiques pour l’organisation, etc. Tous ces éléments contribueront à structurer et influencer la manière dont vous gérez votre CMDB.

Importer les inventaires existants dans la solution CMDB

L’importation des inventaires existants dans la CMDB est une étape cruciale pour assurer l’exhaustivité et l’exactitude des informations. En important les inventaires existants, vous pouvez obtenir une vue d’ensemble complète de tous les actifs présents dans votre environnement informatique. Cela permet d’identifier les actifs non documentés ou non mis à jour, ce qui facilite la gestion et la résolution des problèmes.

De plus, l’importation des inventaires existants dans la CMDB permet de minimiser les erreurs humaines et d’économiser du temps et des ressources. En automatisant ce processus, vous pouvez garantir que toutes les informations sur les actifs sont à jour et exactes, ce qui facilite la prise de décisions éclairées et la résolution rapide des problèmes.

Quels éléments sont appropriés pour la gestion d’actifs ?

En vulgarisant, une CMDB est un peu comme un classeur avec des tiroirs et des dossiers. Chaque classeur est un type de CMDB, chaque tiroir est une catégorie de CI, et chaque dossier contient des CI. Les CI sont différents des actifs, qui sont liés à l’environnement. La structure de la CMDB dépend des besoins de chaque département, comme l’informatique, les ressources matérielles, les RH ou le marketing.

Dans le cadre de la gestion des actifs dans une CMDB, il est important d’inclure tous les éléments pertinents pour votre environnement informatique. Cela peut inclure les serveurs, les ordinateurs de bureau, les périphériques réseau, les logiciels, les licences, les contrats de maintenance, etc. L’inclusion de tous ces éléments permet d’avoir une vue d’ensemble complète de tous les actifs et de faciliter la gestion et la résolution des problèmes.

Il est également important de documenter les relations entre les différents éléments. Par exemple, en documentant les relations entre les serveurs et les logiciels installés dessus, vous pouvez facilement identifier les dépendances et les impacts en cas de problème. Cela facilite la résolution rapide des problèmes et permet d’éviter les temps d’arrêt prolongés.

Gestion des actifs et résolution des problèmes

La gestion des actifs est cruciale pour la résolution rapide des problèmes. En ayant une vue d’ensemble complète de tous les actifs et de leurs relations, vous pouvez facilement identifier les causes profondes des problèmes et prendre des mesures pour les résoudre rapidement.

Une CMDB bien mise en place permet également de partager les requêtes résolues et de communiquer efficacement avec l’équipe. Cela facilite la collaboration et permet d’économiser du temps et des ressources. De plus, la classification des billets dans la CMDB permet de prioriser les problèmes et de résoudre rapidement ceux qui ont le plus d’impact sur les opérations.

En utilisant une CMDB pour la gestion des actifs et la résolution des problèmes, vous pouvez automatiser les processus et améliorer l’efficacité de votre environnement informatique. Cela permet de réduire les temps d’arrêt, d’optimiser les ressources et de fournir un meilleur service aux utilisateurs finaux.

Processus d’affaires automatisés en lien avec une CMDB

En mettant en place une CMDB, vous pouvez automatiser de nombreux processus d’affaires. Par exemple, la gestion des changements, la gestion des incidents, la gestion des problèmes, la gestion des demandes de service, etc.

L’automatisation de ces processus permet de réduire les erreurs humaines, d’optimiser les ressources et d’améliorer la qualité des services. De plus, elle facilite la prise de décisions éclairées grâce aux informations en temps réel disponible dans la CMDB. Par exemple, vous pouvez utiliser un outil de base de données de gestion de la configuration pour maintenir le stock de votre inventaire physique de grande et petite taille.

Pour gérer l’inventaire des petits équipements informatiques comme les claviers, les souris, les câbles, on peut utiliser des processus automatisés. Chaque équipement a un CI avec une quantité en stock, en commande, en attribution, en perte. On définit un seuil minimum d’inventaire pour déclencher une alerte ou une commande automatique quand il est atteint. On suit la variation des quantités à chaque demande de service ou d’incident. On peut aussi faire des rapports et des prévisions budgétaires avec ces données pour prendre de meilleures décisions d’affaires et ne pas dépenser pour rien. Mais attention à ne pas trop alourdir les processus avec des éléments peu coûteux ou facilement perdus comme les câbles.

La journée de Denis est minutieusement planifiée : ses demandes sont triées par ordre de priorité dans son emploi du temps, son matériel est chargé dans le camion, ses arrêts sont liés aux écoles et à leurs adresses, ainsi qu’à leurs requêtes. Plus besoin de perdre du temps à chercher à chaque étape ! Denis termine son mardi sans encombre, l’esprit léger.

La gestion des actifs au sein d’une CMDB est cruciale pour optimiser l’efficacité de votre environnement informatique. En adoptant un outil de base de données de gestion de la configuration ITSM, vous pouvez profiter de nombreux avantages. La réduction des temps d’arrêt, la résolution rapide des problèmes, une optimisation de votre budget informatique, l’amélioration de la gestion des configurations… mais surtout, faciliter la vie de vos techniciens comme Denis qui répondent aux demandes de services clients chaque jour

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