Que faire avec nos actifs TI? Comment gérer nos CI (éléments de configuration) de manière optimale? Avons-nous besoin de la lune ou devons-nous faire de notre gestion d’inventaire un processus plus simple que simple?
Voici un aperçu des questions qui amènent les gestionnaires TI à se pencher périodiquement sur cet exercice complexe mais si important pour toute organisation, puisqu’il s’agit de la base de votre base de données.
1. Import-Export-Synchro
L’amélioration de la justesse des données et l’optimisation de leur maintenance étant deux enjeux majeurs, les responsables TI doivent avoir un plan pour gérer la CMDB et la gestion de leurs actifs. Afin que ceux-ci soient gérés correctement, on doit pouvoir importer ces données en provenance de différentes sources, telles des bases de données d’Excel, Access, SQL, Oracle ou d’outils comme Microsoft SCCM (System Center Configuration Manager).
Ces mêmes données doivent également pouvoir être exportées, que ce soit simplement en fichier excel ou encore à travers un autre logiciel d’analyse de données répondant aux besoins spécifiques identifiés.
Finalement, la synchronisation est un élément indispensable. Posséder et organiser l’information est un premier pas dans la bonne direction, mais encore faut-il la synchroniser avec les outils, afin d’assurer une automatisation qui facilitera la tâche aux intervenants. Ces intervenants proviendront en majorité de la gestion de services TI (ITSM), ce qui illustre bien l’intégration de ces deux éléments (ITAM et ITSM), bien que certains professionnels préfèrent séparer ou intégrer partiellement les deux processus. L’automatisation, c’est-à-dire l’importation, l’exportation des données ainsi que la synchronisation de celles-ci à un outil efficace de gestion de services TI, prend alors tout son sens.
2. Prioriser un accès clair et limpide
Le ITAM (IT Asset Management) ou gestion d’actifs TI est de plus en plus complexe, reliant un nombre effarant de données entre elles, sans parler de la problématique du Big Data, qui ajoutera au niveau de difficulté aux gestionnaires en place.
Cet obstacle met en évidence la nécessité d’une visualisation claire et limpide du ITAM. On doit être en mesure de suivre l’évolution des actifs facilement; par exemple la gestion de licenses et d’applications se doit d’être mesurée à l’aide de différents attributs.
3. Écoutez vos besoins
La plupart des départements TI cherchent la crème de la crème en recourant à des solutions lourdes et complexes. Il est vrai que le processus de gestion d’actifs, votre CMDB et la gestion de changements qui s’en suit est cruciale, mais pourquoi s’enbourber d’un outil qui n’est pas à la mesure de vos besoins? Lorsqu’on implante ce type de processus, une maintenance est nécessaire et il est souvent difficile d’y arriver lorsque les ressources manquent. Soyez donc vigilents lorque vous déciderez du type de gestion d’actifs à implanter.
4. Illustrer et mesurer: Relation versus impact
Un autre principe incontourable relève de la mesure. En effet, au delà de gestion de la CMDB, mesurer les impacts de changements à l’aide de matrices et d’outils de visualisation permet aux ressources concernées de mieux travailler. Les relations entre les éléments de configuration (CI) doivent ainsi créer des impacts, qui sont alors inclus dans des rapports ou des écrans de visualisation.
Un journal de traces de changements de CI peut également être développé pour avoir un accès rapide à l’information et permettre un meilleur contrôle sur les items de configuration. Ce même journal peut servir comme outil de contrôle d’impact.
5. Un audit est toujours demandé!
Contrôle, contrôle, contrôle. Répéter cet exercice en ITAM est essentiel. Une liste exhausive de changements, une révision du journal de traces, une réévaluation des relations et des mesures d’impacts périodiques représentent un incontournable.
Relier cet audit à la gestion de changements et à la gestion d’incidents/problèmes peut s’avérer un bénéfice de grande valeur. En effet, le ITAM fournit l’information sur les actifs, mais l’analyse et la gestion de ses attributs en relation avec d’autres processus informationnels peut permettre l’optimisation de son ensemble.
