Vos processus sont-ils réellement modélisés?

Pour les gens qui effectuent les tâches de façons récurrentes, et souvent machinales, avoir à modéliser leurs processus peut représenter un défi, mais plus souvent qu’autrement, ceci représente une tâche insurmontable, une demande farfelue, une surcharge de travail non-nécessaire et est souvent décrite comme une lubie des gestionnaires, un excès de micro-gestion ou tout simplement, une envahissante procédurite aigüe! 

Mais dans la réalité, il en est tout autrement. Comment peut-on s’améliorer si on ne peut clairement définir ce qui est actuellement en place? Comment peut-on justifier la demande d’embaucher du personnel supplémentaire si l’on ne peut justifier le temps passé par les employés actuels à faire les tâches demandées? Et ces tâches, sont-elles toutes nécessaires ou sont-elles le fruit d’années de laisser-aller à faire ce qui a toujours été fait?

Cartographie versus Modélisation

Premièrement, faisons la distinction entre les divers termes qui peuvent parfois porter à confusion :

• La cartographie a pour objectif de représenter graphiquement les principaux processus de réalisation, de support et de pilotage
• La modélisation quant à elle va plus loin, avec en ligne de mire, faciliter la compréhension du fonctionnement d’un système.

Utile pour les procédures métier

La modélisation peut aussi être faite sur une procédure métier qui elle, contient souvent des modélisations de processus système. Il est donc facile de s’y perdre dans la terminologie. Par contre, dans les trois cas, les avantages et les raisons de s’y mettre sont sensiblement les mêmes. Nous n’entrerons donc pas dans une bataille linguistique sur ces termes et nous attarderons aux avantages de les mettre en place.

Cibler des améliorations potentielles

Le besoin de modéliser les processus est souvent initié par un besoin extérieur: 

• optimisation de chaîne de production,
• expression de besoins fonctionnels pour un développement logiciel,
• réorganisation d’une entreprise

Il y a de multiples avantages à modéliser ses processus :

• Pouvoir définir, de façon visuelle, les tâches actuellement en place et leurs séquences.
• Clairement établir les impacts sur les tierces parties et l’interaction entre les parties prenantes.
• Permettre de communiquer les étapes du processus et d’en définir les acteurs.
• Aide à définir les éléments clés d’un processus, à déterminer où celui-ci débute et se termine.
• Permet d’identifier qui fournit des intrants et les extrants.
• Cibler les possibilités d’améliorations au processus.
• Permet d’établir des matrices de performances et de mettre en place des cibles de rendement.

Un exercice qui doit rester vivant, dynamique et récurrent

Souvent  perçu à tort comme un exercice fixe dans le temps avec un extrant statique, la modélisation des processus est vivant et doit être répété de façon récurrente. Pour s’améliorer il faut revoir ce que l’on fait et comment on le fait. Le processus de révision devrait donc être sur une base annuelle au minimum et plus fréquemment s’il y a des changements qui le nécessitent. 

La modélisation initiale des processus d’une entreprise est un défi de taille et peut requérir un investissement en temps de la part de tous les employés impactés par ces processus mais le retour sur investissement se fait toujours sentir rapidement.