Lorsque vous pensez à un département qui pourrait bénéficier de l'automatisation d'un processus mature, les ressources humaines ne sont probablement pas la première chose qui vous vient à l'esprit. Pourtant, il existe de nombreux processus manuels dans le domaine des RH, et les automatiser peut les rendre nettement plus rapides et plus efficaces.
Prenons par exemple le recrutement d'un nouvel employé dans votre entreprise. Les ressources humaines doivent s'assurer de son intégration réussie. Malgré leur bonne volonté, ils ne peuvent pas accomplir cette tâche seuls. Les équipements, les applications et les accès doivent être activés par le département informatique dès l'embauche. Comment automatiser les opérations RH sans entraver l'efficacité et la courbe d'apprentissage du nouvel employé?
Depuis plusieurs années, les systèmes de gestion des services informatiques (ITSM) ne se limitent plus aux technologies de l'information. Ils visent à fournir une réelle valeur à l'organisation et à ses services départementaux tels que les finances, le service à la clientèle, les ressources humaines, l'approvisionnement et la logistique. Ces outils ont également pour objectif de soutenir une multitude de processus hors TI, ce que l'on appelle désormais la gestion des services d'entreprise (GSE (ESM en anglais)).
La gestion des services d'entreprise (GSE) est la plateforme technologique qui vous permet d'atteindre cet objectif. Cet article vous permettra d'en savoir plus sur la manière dont la gestion des services rend la gestion des ressources humaines plus fluide et plus efficace.
Les attentes des services départementaux
Actuellement, les tâches répétitives et manuelles peuvent compliquer la vie des spécialistes des ressources humaines. Le roulement du personnel, les relocalisations, les changements d'accès ou les promotions de toutes sortes génèrent parfois un grand nombre de demandes qui doivent être traitées rapidement. Les services des ressources humaines cherchent à accroître leur efficacité et à offrir de meilleurs services aux candidats et aux employés dans des délais plus courts. Bien que la transformation ait été entamée, elle continuera d'évoluer, comme le démontre un sondage de CareerBuilder, où 37% des processus RH sont automatisés, comparativement à 53% dans le domaine des TI.
«Toujours selon CareerBuilder, 72% des employeurs s’attendent à ce que certains rôles des ressources humaines soient complètement automatisés au cours de la prochaine décennie»
Concrètement, un logiciel GSE automatise la prestation de services. Au lieu d’utiliser des processus manuels pour accomplir des tâches, les utilisateurs peuvent soumettre des demandes de services. Le service auprès duquel ils demandent des services peut voir quelle est la demande, qui l’a envoyé et à quel moment. Les décideurs peuvent ensuite approuver ou refuser la demande.
Pourquoi les ressources humaines sont-elles un département idéal pour bénéficier de la gestion des services d'entreprise ?
Qu’est-ce qui fait des ressources humaines un bon candidat?
C’est un domaine avec de nombreux processus manuels qui pourraient être rendus plus efficaces en introduisant l’automatisation. Voici un exemple:
George vient de déménager et il doit changer d’adresse auprès du service des ressources humaines. Ce processus implique un changement de d'adresse postale et attendre que quelqu’un remette le formulaire de changement d’adresse, remplir le formulaire et d’attendre que quelqu’un entre les informations dans une base de données.
À quoi ressemblerait ce processus avec un logiciel GSE?
George irait sur une plateforme en ligne, remplirait un formulaire ou ouvrirait un agent virtuel ou chatbot.
Il saisirait sa demande de changement d’adresse.
La plateforme GSE se connecterai à la base de données dans laquelle les informations sur les employés sont stockées et mettrait à jour l’adresse de George.
Boom. Fini. F-i-n-i. N'a pu.
Le contraste entre les deux processus est énorme.
Dans le premier exemple, George n’a besoin d’autres ressources ou de passer par plusieurs étapes pour une tâche pourtant si simple.
Dans le deuxième exemple, George n’a même pas besoin de quitter son bureau pour s’acquitter de la tâche requise et la termine en quelques minutes.
Il s’agit d’un exemple simple, mais celui-ci peut facilement être répliqué même pour les processus plus complexes, comme l’arrivée d’un nouvel employé et la gestion des comptes, accès et matériel qui y sont liés.
Il ne devrait pas être nécessaire d’impliquer les ressources humaines à des processus non essentiels, ou qui ne concernent pas d’individu directement. Avec un système ESM, les opérations RH peuvent être rapides et efficaces grâce à l’automatisation, leur laissant ainsi plus de temps pour développer votre personnel et vos stratégies d’affaires.
Pour en savoir plus sur la manière dont les systèmes GSE peuvent aider votre service des ressources humaines, pensez à demander une démo personnalisée de C2 ITSM.
